Externalizar procesos en las diferentes áreas de una empresa u organización, implica confiar funciones específicas, o la totalidad de un área a un proveedor externo, esto permite gestionar el talento de manera ágil, eficiente y flexible. En México, la externalización de procesos o contratación de servicios especializados está permitida siempre y cuando los procesos a externalizar no pertenezcan al objeto social ni estén relacionados con la actividad principal de una empresa.
Esta figura comienza a cobrar impulso a principios de la década de los 70s, cuyo enfoque se encontraba orientado a mejorar las capacidades tecnológicas de la empresa. Una de las principales empresas que implementaron en aquel momento el “outsourcing” fue Kelly, una empresa global con más de 78 años de experiencia que brinda soluciones de talento y más de 29 en servicios específicos para la externalización de procesos.
Desafíos y oportunidades en la subcontratación de servicios especializados
Una de las reformas más polémicas de los últimos años es la que prohíbe el esquema de subcontratación de personal en México, erróneamente conocido como “outsourcing”. Para empezar, es importante aclarar que la subcontratación de personal no es otra cosa más que el suministro de fuerza de trabajo y este esquema está relacionado con el anglicismo “staffing”, es decir, de acuerdo con el Artículo 12 de la Ley Federal de Trabajo lo que se prohíbe es el “staffing” y no el “outsourcing”.
Por su parte, el anglicismo “outsourcing” se refiere a la contratación de fuentes externas de servicios, procesos y/o creación de bienes, conocidos actualmente como servicios especializados. Así que, de acuerdo con lo anterior, la reforma en materia de subcontratación de personal sí permite la subcontratación de servicios especializados o “outsourcing”, siempre y cuando los procesos a externalizarse no formen parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de la empresa contratante.
Este 1 de septiembre de 2024 se cumplen 3 años de la entrada en vigor de dicha reforma que ha implicado diversos escenarios y retos para las compañías que dependían de un proveedor externo para cumplir con determinadas tareas. La reforma busca evitar abusos laborales y garantizar los derechos de los trabajadores, aunque también representa un reto para las empresas al demandar una mayor supervisión y cumplimiento normativo.
Otro de los desafíos a enfrentar después de la reforma, se refiere a la regulación de las empresas que suministran la subcontratación de servicios especializados, mediante su inscripción a un padrón organizado y avalado por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social, conocido como REPSE, donde se contemplan severas sanciones para aquellas empresas que incurran en violaciones a las nuevas regulaciones. Puesto que, en México sí está permitida la externalización de procesos, cualquier empresa que quiera reducir costos, mejorar la calidad de sus procesos, ser más eficiente y competitiva puede aprovechar dicho modelo para subcontratar servicios especializados.
Ventajas de la externalización de procesos: Las ventajas que se obtienen al obtener este servicio en las organizaciones pueden ser la capacidad de generar mayores ingresos, reducción de costos, entrega de producción en tiempo y forma, aprovechamiento de conocimiento a través de recursos tecnológicos, incremento en la seguridad y confianza y reducción de contratiempos en la ejecución de filtros.
Para enfrentar y superar los retos de la externalización de procesos, es necesario entender las necesidades de la compañía y una vez identificadas, adquirir los servicios necesarios de forma rentable y así poder concentrar esfuerzos en las funciones principales del negocio. Algunas recomendaciones para identificar las necesidades de forma eficaz son:
- Enfoque en competencias centrales: Permiten a las empresas concentrarse en sus actividades principales y competencias distintivas para externalizar funciones secundarias o no estratégicas. Al delegar tareas secundarias a proveedores especializados, puede mejorar la eficiencia y permite dedicar más recursos a las actividades centrales.
- Reducción de costos: La externalización permite a las empresas reducir significativamente sus costos operativos al eliminar la necesidad de invertir en tecnología costosa y tener acceso constante a talento especializado. Al delegar estas funciones a un socio externo, las compañías evitan los gastos asociados con la rotación de personal y la capacitación continua, asegurando al mismo tiempo la continuidad y calidad de los procesos sin incurrir en pérdidas.
- Acceso a un grupo de talento con habilidades especializadas: Un beneficio clave es el acceso a conocimientos y habilidades especializadas que pueden no estar disponibles internamente. Esto es especialmente valioso en áreas técnicas donde se requiere experiencia o conocimiento específico. Los proveedores de servicios suelen tener experiencia en su campo y pueden brindar soluciones de alta calidad.
- Reducción de la carga administrativa: La gestión de recursos humanos, nóminas y otros aspectos administrativos puede ser una carga costosa y consumir mucho tiempo. La subcontratación permite a las empresas transferir parte de esta carga al proveedor de servicios, lo que ahorra tiempo y recursos internos que se pueden enfocar en actividades estratégicas.
- Mitigación de riesgos: Los proveedores de servicios asumen la responsabilidad de cumplir con las leyes laborales y regulaciones relacionadas con los empleados, lo que puede reducir la exposición a riesgos legales y financieros para la empresa contratante.
- Mejora en la calidad de productos, bienes y servicios: La externalización garantiza una mejora continua en la calidad de los productos, bienes y servicios de las empresas, incorporando mejores prácticas y tecnología avanzada para ofrecer resultados consistentes y satisfactorios.
- Eliminación de contratiempos y complicaciones: Los expertos en externalización tienen la experiencia y los recursos necesarios para anticipar y resolver problemas rápidamente, lo que permite a las empresas operar de manera más fluida y eficiente.
- Creación de redes de apoyo, colaboración y diversidad: La externalización fomenta redes de colaboración y diversidad, conectando a las empresas con proveedores que aportan nuevas perspectivas y soluciones innovadoras, fortaleciendo la capacidad de adaptación y crecimiento del negocio.
- Aumento en la competitividad: Dotan a las empresas de una ventaja competitiva al permitirles centrarse en sus fortalezas, además acelera la innovación y la capacidad de respuesta al mercado, posicionando a la empresa por delante de sus competidores.
- Mayor seguridad y confianza: Al confiar procesos a proveedores externos confiables, las empresas incrementan su seguridad operativa, protegiendo datos y garantizando la tranquilidad y continuidad del negocio a largo plazo.
Hoy en día es más sencillo para una empresa transferir parte de sus procesos a compañías externas. Si la externalización se utiliza correctamente, se pueden acelerar los procesos de trabajo y mejorar los servicios. A medida que el mundo empresarial continúe evolucionando, la externalización se perfila como una estrategia vital para las empresas que buscan prosperar en un mercado global cada vez más competitivo.
